Ricoh, leverancier van producten en diensten op het gebied van IT- en documentmanagement oplossingen, heeft recentelijk met Online Diensten de personeelsdossiers van Exotic Green Uitzendorganisatie gedigitaliseerd en online toegankelijk gemaakt als SaaS-applicatie. Doordat de dossiers altijd en overal online bereikbaar zijn, kan het bedrijf veel sneller bij de personeelsgegevens en zijn de dossiers beter beveiligd. Daarnaast hoeft het uitzendbureau niet te investeren in een nieuw, duur, lokaal draaiend HR-systeem.

Exotic Green is een van de grootste dienstverleners op het gebied van uitzenden en detacheren van voornamelijk Poolse uitzendkrachten in Nederland. Deze zijn onder andere werkzaam in de tuinbouw, industriële bakkerijen, inpakbedrijven, logistieke bedrijven en in de bouw. Voordat de werknemers naar Nederland komen worden in Polen alle noodzakelijke documenten, zoals diploma’s, paspoort, rijbewijs en CV’s overlegt. Voorheen werden in de Poolse vestigingen van Exotic Green alle gegevens gekopieerd en handmatig in mappen opgeslagen. Met het gebruik van Online Diensten van Ricoh worden alle gegevens ter plekke in Polen gescand en direct online in een digitaal dossier opgeslagen. Bij ontbrekende of foutieve gegevens geeft het systeem een onmiddellijk signaal. Deze methode verbetert de volledigheid van de gegevensinvoer, zodat problemen tijdig gedetecteerd worden en niet pas bij de Nederlandse werkgever. Alle dossiers zijn zowel in Polen als in Nederland in te kijken en bij te werken. Ook de klant heeft beperkt toegang tot Online Diensten en kan desgewenst het paspoort, sofinummer en diploma’s van de aankomende werknemer opvragen.

Bron: DMS